• Combien de temps conserver les documents ?
• Comment classer les documents ?
• Comment archiver les documents ?
• Conserver ou détruire … que faire et quand ?

sont des questions que l'on retrouve habituellement dans les établissements sociaux et médico - sociaux.

Grâce au référentiel de la CNIL paru le 15 novembre 2023, les établissements du secteur médico social et social ont trouvé un étayage clair et précis pour la classification et conservation de leurs documents .

Les durées indiquées dans ce référentiel sont sourcées et graduées comme recommandées ou obligatoires. Leur mise en oeuvre en est ainsi facilitée permettant de vérifier leur applicabilité et leur opposabilité.

Ce référentiel passe en revue :

- les documents concernant les personnes liées à l'établissement : les personnes prises en charge (dossier médical, dossier social...), les membres des instances, les donateurs… 

- les documents concernant les types de prise en charge effectuées : les informations préoccupantes, les demandes APA ou MDPH…

Ce référentiel rend, en contre point, lisible 

• les documents détenus par ces établissements et donc communicables aux personnes prises en charge, notamment.
• les documents que les établissements ne doivent plus détenir et qui doivent faire l’objet d’une destruction.

Un document synthétique d'une grande utilité pour les professionnels des établissements sociaux et médico - sociaux

Délibération n° 2023-095 du 14 septembre 2023 portant adoption d'un référentiel relatif aux durées de conservation pour les traitements mis en œuvre dans le secteur social et médico-social