• Combien de temps conserver les documents ?
• Comment classer les documents ?
• Comment archiver les documents ?
• Conserver ou détruire … que faire et quand ?

sont des questions que l'on retrouve habituellement dans les établissements sociaux et médico - sociaux.

Grâce au référentiel de la CNIL paru le 15 novembre 2023, les établissements du secteur médico social et social ont trouvé un étayage clair et précis pour la classification et conservation de leurs documents . En effet, les durées indiquées sont sourcées et définies comme recommandées ou obligatoires.

Sont ainsi passé en revue les documents concernant les personnes liées à l'établissement : les personnes prises en charge (dossier médical, dossier social...), les membres des instances, les donateurs… 

Mais aussi les documents concernant les types de prise en charge effectuées : les informations préoccupantes, les demandes APA ou MDPH…

Ce référentiel rend, en contre point, lisible 

• les documents détenus par ces établissements et donc communicables aux personnes prises en charge, notamment.
• les documents que les établissements ne doivent plus détenir et qui doivent faire l’objet d’une destruction.

Délibération n° 2023-095 du 14 septembre 2023 portant adoption d'un référentiel relatif aux durées de conservation pour les traitements mis en œuvre dans le secteur social et médico-social